A distribuidora de combustíveis ALE implantou, no último ano, uma ferramenta para assinatura digital de contratos, a fim de dinamizar a formalização de novos negócios. Embora não revele o montante investido na tecnologia, a empresa destaca os ganhos em consequência à redução de prazos e redução de custos.
De acordo com o diretor administrativo financeiro da companhia, Maurício Pane, antes, o prazo era superior a 40 dias e, com a nova ferramenta, alguns contratos chegaram a ser assinados no mesmo dia e validados, em média, em uma semana. A gestão de contratos também ficou mais ágil e integrada. Para a disponibilização da ferramenta, a ALE contratou a DocuSign, desenvolvedora de soluções para acelerar os negócios e simplificar a rotina de empresas e pessoas em todo o mundo.
“De abril do ano passado até agora, celebramos 1256 contratos, dos quais apenas dois foram assinados fisicamente. Isso nos permitiu não apenas economia e celeridade, mas evitar o gasto de 1.800 quilos de madeira, 44,3 mil litros de água, 4.230 quilos de emissão de carbono e a geração de 293 quilos de lixo. Ou seja, estamos falando de efeitos e benefícios em uma perspectiva ampla, incluindo o aspecto da sustentabilidade”, afirmou.
A ideia de adotar a assinatura eletrônica surgiu do projeto vencedor de uma campanha interna da ALE, denominada “Gente que Brilha”, em 2019. Uma equipe da área jurídica da empresa sugeriu o recurso, a partir da demora observada no processo de contratos. No início de 2020, foi iniciada a obtenção de pareceres jurídicos sobre a validade dos contratos digitais.
Já a implantação do sistema começou em fevereiro do ano passado e a pandemia acabou acelerando o processo. Desde março, todos os setores da companhia já usam a tecnologia para fechamento de contratos.
“Os custos para efetivação de contratos ficaram mais baixos e houve ganho em agilidade, pois a adoção do modelo digital eliminou, inclusive, a necessidade de reconhecimento de firma. Nossos clientes no País todo já estão usando e também já iniciamos a disponibilidade da ferramenta para fornecedores e clientes”, explicou.
Antecipação – Além disso, de acordo com o executivo, não apenas a burocracia no processo jurídico foi reduzida. A inovação tem permitido também a antecipação do início do faturamento, o que representa ganhos importantes para a empresa, já que o fornecimento do combustível e, consequentemente, o faturamento ocorrem somente depois do contrato assinado.
“Como grande parte dos postos da rede fica no interior, os gerentes comerciais levavam os contratos pessoalmente ou os documentos eram enviados pelos Correios, tornando o processo moroso. Com a adoção da ferramenta, a média de prazo para validação de um contrato caiu consideravelmente e a efetivação do negócio foi acelerada”, ressaltou.
A ALE completa 25 anos de atividades em 2021 e é a quarta maior distribuidora de combustíveis do País, com uma rede de cerca de 1,5 mil postos e 6,5 mil clientes ativos em 21 estados e no Distrito Federal. A empresa gera cerca de 12 mil empregos diretos e indiretos.
